Projekt­management

Leadership und Management verhalten sich zueinander wie Yin und Yang; keines ist ohne das andere denkbar.

Quelle: Hans H. Hinterhuber

Why?

Projektmanagement spielt bei der Unternehmenstransformation eine wesentliche Rolle und bildet den Grundstein der Umsetzung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens. Da sich das Umfeld ununterbrochen verändert, müssen auch Unternehmen sich an diese veränderten Bedingungen anpassen. Dabei ist Change Management, wie ein immer wiederkehrendes Projekt anzusehen. Denn ohne Unternehmenstransformation, mit denen sich sowohl die Mitarbeiter als auch Führungskräfte auseinander setzen müssen, kann das Unternehmen langfristig nicht am Markt bestehen.

How & What?

Im Projektmanagement geht es darum, gezielt die richtigen Modelle und Instrumente unterstützend einzusetzen, um ein Projekt wie z.B. die Unternehmenstransformation voranzutreiben und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Folgend werden  Instrumente, die im Kontext mit der Unternehmenstransformation bzw. dem Change Management stehen und sinnvoller Weise zur Unterstützung eines Projekts verwendet werden, näher erläutert.

Die konventionelle Definition von Management ist, die Arbeit von anderen ausführen zu lassen. Wirkliches Management ist aber, Menschen durch die Arbeit zu entwickeln.
– Agha Hasan Abedi, indischer Bankier

Typischer Projektablauf

Start

Der Projektstart bildet den Anstoß des Projektes und beinhaltet den Auftrag. 

Analyse

Nach Projektstart wird eine Analyse der Ist-Situation durchgeführt und die gegebene Ausgangssituation beleuchtet. Dabei werden je nach konkreter Aufgabenstellung die Kosten und Ressourcen analysiert sowie beispielsweise Prozesse, Kunden, Lieferanten, Produkte oder auch das Umfeld mit Markt und Branche untersucht.

Konzept

Auf Basis der durchgeführten Analyse gilt es ein Konzept zu entwickeln. Dabei werden Strukturen und Maßnahmen erstellt, um die notwendigen Themen umzusetzen. Auch ist ein Zeitplan mit Milestones notwendig, damit eine Verbindlichkeit für die Umsetzung vorhanden ist.

Umsetzung

Im nächsten Schritt erfolgt die Durchführung und Umsetzung. in dieser Phase werden Teilprojekte festgelegt und unter laufender Steuerung und Kontrolle durchgeführt. Hinzukommen Themen wie Change Management, die Kommunikation mit den Stakeholdern und das Qualitätsmanagement, sowie ein Update über bisherige Schritte.

Kontrolle und Weiterentwicklung

Die nächste Phase wird die Abschlussphase genannt und beinhaltet das Reporting, die Auflösung sowie die Reintegration.

Tatsächlicher Projektabschluss

Die letzte Phase des Projektmanagements ist das Projektende, in welcher es um den tatsächlichen Abschluss des Projekts geht. Entscheidend bei erfolgreichem Projektmanagement ist, das Ergebnisse und v.a. Erfolge herausgestellt und gefeiert werden. Nur mit positiven Emotionen kann ein Projekt nachhaltig Erfolg haben. 

Quelle: GPM

Management ist kreatives Lösen von Problemen und Optimieren von etwas, das bereits besteht.
– Hans H. Hinterhuber

Das 3 Phasenmodell von Kurt Lewin

Ein Modell welches Change Management als integrativen Ansatz abbildet ist das 3-Phasenmodell nach Kurt Lewin. Lewin sieht die Verknüpfung von sachlicher und psychologischer Ebene als Voraussetzung für die erfolgreiche Unternehmenstransformation. Folgende Grafik bildet das Modell ab.

Unternehmenstransformation in verschiedenen Phasen

In der Sachebene werden die klaren Aufgabenstellungen und Themen des Projektmanagement beschrieben. Wie im Projektmanagement bekannt gibt es die Phasen Analyse, Konzept, Umsetzung sowie Kontrolle und Weiterentwicklung. Entscheidend ist hierbei jedoch die Verknüpfung und v.a. das Verständnis für die psychologische Ebene. Der richtige Umgang mit den Emotionen ist für den Erfolg in der Unternehmenstransformation unumgänglich. Jede Entscheidung bedeutet Veränderungen, jede Veränderung betrifft Menschen – und Menschen sind Gewohnheitstiere. Um den Prozess der Verhaltensänderung zu verstehen, ist es sinnvoll sich das Phasenmodell nach Kurt Lewin anzuschauen. Die Veränderung kann nur dann erreicht werden, wenn man es schafft, dass „Tal der Tränen“ zu überwinden.

Emotionale Reaktionen im Veränderungs­prozess – „Tal der Tränen“

Eine Veränderung im Unternehmen lässt sich mit dem Gang durchs Tal der Tränen beschreiben

Der 8 Stufenprozess: John Kotter

In den acht Stufen des Veränderungsprozesses nach Kotter wird die gesamte Unternehmenstransformation abgebildet. Die 8 aufeinander aufbauenden Stufen sollen die Akzeptanz und damit die Erfolgswahrscheinlichkeit von Veränderungen erhöhen.

Das Einbinden relevanter Mitarbeiter und Erarbeiten einer Vision ist die Basis des Prozesses. Ziele, Termine und die Umsetzung werden im Nachgang festgelegt. Die Verankerung des gesamten Prozesses ist langfristig anzusehen. Folgende Grafik bildet die acht Stufen eines Transformationsprozesses ab: 

Veränderungen passieren in 8 aufeinander folgenden Stufen

Im ersten Schritt gilt es ein Gefühl von Dringlichkeit zu erzeugen und das Bewusstsein für die notwendige Veränderung im Unternehmen zu schaffen. Ist die Notwendigkeit und Sinn der Unternehmenstransformation bei den Mitarbeitern erkannt, gilt es eine Führungskoalition aufzubauen. Im nächsten Schritt gilt es die Vision und Strategie zu entwickeln, um basierend auf dem gewonnenen Vertrauen eine positive Zugkraft im Prozess zu bekommen. Anschließend ist es wichtig die Mitarbeiter zu überzeugen und die angestrebte Vision zu kommunizieren. Im fünften Schritt ist die Motivierung der Mitarbeiter entscheidend, u.a. da sich hier meist Ärger und Abwehr im Unternehmen breit machen. 


Oftmals zeigen die Mitarbeiter Widerstand gegen die Veränderung. Ist die Einsicht im Unternehmen vorhanden, gilt es Meilensteine umzusetzen und schnelle Erfolge zu erzielen. Diese Erfolge sind zu festigen um auf deren Basis für weitere Veränderung im Unternehmen zu sorgen. Hierfür ist in jedem Fall ausreichend Zeit einzuplanen, da Veränderungen meist lange brauchen, um in der gesamten Organisation angekommen und akzeptiert zu sein. Im letzten Schritt gilt es den nachhaltigen Erfolg des Wandels sicher zu stellen und die neuen Ansätze in der Unternehmenskultur zu verankern. Zu beachten ist hierbei, dass die 8 Stufen meist ineinander übergehen und nie deutlich voneinander abzugrenzen sind, da meist jeder Mitarbeiter bzw. jede Abteilung im Unternehmen seine eigene Zeit braucht um die einzelnen Schritte des Transformationsprozesses zu begreifen und umzusetzen.


Quelle: Vgl. Kotter (2011) Leading Change

Agile Management­methoden

Scrum

Ein bekanntes Model, welches bei der Unternehmenstransformation eingesetzt werden kann, ist Scrum Management. Scrum ist eine Technik der Softwareentwicklung, welche eine neue Art des Projektmanagements für Unternehmen schafft. Folgende Grafik bildet das Tool ab.

Schematische Darstellung zum Scrum Management

Am Anfang des Prozesses benennt der Kunde die Anforderungen, die das Produkt bzw. Projekt erfüllen soll. Die notwendigen Anforderungen und Eigenschaften werden im sog. Produkt-Backlog festgehalten und geben allen Beteiligten bis zur Fertigstellung eine Orientierung. Basierend auf den Anforderungen des Kunden erstellt das Scrum-Team zu Beginn einer jeder Sprint-Phase einen Sprint-Backlog. Das Scrum-Team besteht jeweils aus dem Scrum Master und deren Teammitglieder. Alle Aufgaben, die während dieser Phase zu erledigen sind, werden in einem Plan festgehalten. Eine Phase kann dabei ein bis vier Wochen, sinnvollerweise im Rahmen der Unternehmenstransformation in etwa 30 Tage, dauern.

Während der gesamten Sprint-Phase finden alle 24 Stunden sogenannte Daily Scrums statt, in denen das Team über den jeweiligen Erfolg berichtet. Es werden beispielsweise Fragen wie „Was habe ich gestern erreicht?“ oder „Was möchte ich heute erreichen?“ geklärt. Dabei können individuelle Probleme gemeinsam zügig behoben und auf neue Herausforderungen flexibler reagiert werden. Ziel ist es das Scrum-Team in den 15 Minuten kurz und prägnant auf den aktuellen Stand zu bringen. Die Teilergebnisse werden in den jeweiligen Sprint-Backlogs festgehalten, ohne dass das jeweilige Sprintziel dabei verändert wird. Am Ende einer jeden Phase präsentiert das Scrum-Team das funktionsfähige Zwischenprodukt bzw. ein Zwischenergebnis des Projekts dem Kunden. Mit dem Feedback des Kunden erstellt das Scrum-Team einen neuen Sprint-Backlog, der die neuen oder veränderten Anforderungen berücksichtigt. So wiederholen sich die einzelnen Phasen, bis das gewünschte Endergebnis erreicht ist.

Scrum Management stellt eine kommunikative, kundenorientierte und kreativitätsfördernde Methode des Projektmanagements dar. Durch tägliche Reflexion kann im Projektmanagement mit Scrum eine agile Arbeitsmethode umgesetzt werden, mit der durchaus schneller und flexibler Projektziele erreicht werden können.

Quelle: http://danielcoding.net/category/scrum, Wikipedia

Design Thinking

Design Thinking ist ein weiteres Modell, welches sich für die Umsetzung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens anbietet. Dieses Instrument ermöglicht ein besseres Einbeziehen der Mitarbeiter in den Wandel und lässt alle Beteiligten voneinander lernen.

Der Ursprung von Design Thinking findet sich in der Architektur und war bisher eine Vorgehensweise um bisher ungelöste, abstrakte Probleme durch die Gestaltung von Prototypen und Artefakten lösen zu können.

Mittlerweile lässt sich das Tool wie folgt beschreiben: Design Thinking ist eine Arbeitsweise, Einstellung, Wissensmodalität, welche immer vom Menschen und seinen Bedürfnissen ausgeht. Den Grundstein bildet eine interdisziplinäre Zusammenarbeit in kleinen Teams. Der gesamte Prozess ist ausgerichtet auf Teamarbeit und wird hochgradig interaktiv gestaltet. Durch verschiedene Kreativitätsmethoden und die schnelle Erstellung von Prototypen hilft es Mitarbeiter besser in den Wandel miteinzubeziehen. Design Thinking kann als neuer, bewusster, kooperativer und kreativer Zugang zu Managementaufgaben gesehen werden und handelt stets menschenorientiert. Es vermittelt Management Teams neue visuelle Analyse-, Entwurfs- und Evaluationsmethoden um gemeinsam innovativer zu werden. Es werden auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt und Synergieeffekte genutzt.

Design Thinking bietet sich hervorragend an, um einen Transformationsprozess eines Unternehmens voranzutreiben, zu unterstützen oder möglicherweise gar hervorzurufen.

Schema zur Ablauf im Design Thinking Prozess

Der Prozess des Design Thinking kann in 6 aufeinanderfolgende Stufen eingeteilt werden, welche alle ineinander verzahnt sind und die Basis für den jeweils nächsten Schritt bilden. Bei den ersten drei Schritten geht es darum, das Problem zu verstehen und das Nutzerbedürfnis zu analysieren. Zu Beginn soll versucht werden den bisherigen Prozess, das bisherige Geschäftsmodell, Produkt oder die Dienstleistung zu verstehen und zu beobachten. Folgend sollten verschiedene Sichtweisen definiert werden. Anschließend folgen die nächsten 3 Schritte, die sich mit der Problemlösung beschäftigen. Das Ziel ist es - nach der Generierung von Ideen, dem Erstellen von Prototypen und dem Testen derer - ein neues Geschäftsmodell / Produkt entwickelt zu haben, welches das Nutzenbedürfnis erfüllt.

Quelle: Vgl. Eppler und Hoffmann (2012), Organisationsentwicklung: Design Thinking im Management

H. Katzmeier

Resilienzmodell

Ein weiteres Modell, welches die Unternehmenstransformation und deren Krisen- & Lernzyklen beschreibt ist das Resilienzmodell von H. Katzmeier. Resilienz beschreibt die Fähigkeit Krisen zu bewältigen und bedeutet durch alle Phasen des Zykuls zu navigieren.

Darstellung von Unternehmensentwicklungen nach dem Resilienzmodell von Katzmair

Bei dem Modell von Katzmeier wird der Verlauf einer Unternehmenstransformation in Form einer liegenden Acht darstellt. Die Acht soll abbilden, dass es sich bei der Transformation um einen immer wiederkehrenden Prozess handelt, welchen ein jedes Unternehmen im Laufe der Zeit durchläuft. Durch den Beginn von etwas Neuem wird der Zyklus angestoßen. Hier verwindet sich die Kurve in mehrere Achten, die sich immer und immer wieder in einen Kreislauf bringen. Es wird versucht bewährtes zu vertiefen und das Neue zu festigen. Jedes Unternehmen gelangt laut Katzmeier irgendwann an den Punkt der Disruption, diesen gilt es zu erkennen und entsprechend zu handeln. Disruption beschreibt die Innovation oder Entwicklung, die eine bestehende Technologie oder Leistung vollständig durch eine andere ersetzt. Wird dieser Punkt zu spät erkannt, gilt es Altes zu verlernen um wieder Neues entdecken und neu beginnen zu können. Oftmals durchlaufen die Unternehmen hierbei eine Art Lern- und Krisenphase, wo es gilt das Geschäftsmodell weiter zu entwickeln und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Wird hingegen der Handlungsbedarf rechtzeitig erkannt, führt die Disruption zur Weiterentwicklung des Unternehmens an einem früheren Zeitpunkt.

Quelle: Vgl. H. Katzmair